Почему прибыльные проекты становятся убыточными? Почему реальная стоимость проекта получается выше, чем согласованная с заказчиком? Откуда берутся дополнительные расходы и куда утекают деньги, даже если на первый взгляд работа выстроена идеально?
Практически у каждой компании, которая занимается поставками оборудования, монтажом, обслуживанием систем безопасности и видеонаблюдения возникает повод для беспокойства из-за лишних расходов. Мы выявили 6 причин, из-за которых компании теряют деньги, работая над проектами клиентов, и решили рассказать вам. Надеемся, что материал принесет практическую пользу, поможет выявить причины потери денег в вашей компании и найти способы по их устранению.
Причина №1. Неэффективность проектных нагрузок
Потеря денег происходит при запуске и закрытии проекта, а также из-за простоя специалистов во время реализации проекта. Это самая объемная причина из выявленных, так как затрагивает практически все процессы внутри проекта.
- Компания не отслеживает сколько времени на самом деле занимают проекты по сравнению с оценкой продаж.
- Технические специалисты не всегда понимают объем работ и допускают увеличение объема. Кроме того, они обычно не умеют доносить информацию до своих проектных менеджеров, поэтому заказчик в конечном итоге получает дополнительную работу бесплатно.
- Менеджеры проектов соглашаются на изменения без дополнительных оплат.
- Работа монтажников неэффективна.
- Так как ожидания клиентов часто меняются с момента начала проекта до его запуска и возникает потребность в изменениях, на стадии закрытия проекта часто происходят задержки.
- Нехватка оборудования и приостановка работ из-за ожидания поставок.
- Нехватка монтажников при наличии материалов и оборудования.
- Отсутствие платы за увеличение объемов. Зачастую проблема обоснована страхом потери клиента, если мы не удовлетворим его потребность, даже когда первоначальная смета отличается от итоговой.
- Снижение маржинальности из-за необходимости поэтапной работы без первоначального планирования.
- «Ожидание халявы» клиентом. Часто для повышения лояльности компания предоставляет бесплатные услуги, но клиент считает это не дополнительным бонусом, а нормой и начинает хотеть больше.
- Недочеты проекта, связанные с неверным ТЗ, полученным от заказчика.
- Выполнение просьб «по старой дружбе» без дополнительной оплаты.
- Задержка сроков сдачи проекта, из-за чего происходит увеличение расходов.
Причина №2. Не учитываются дополнительные работы
Менеджеры плохо просчитывают работы из-за конкурентных предложений, игнорирования транспортных расходов. Также менеджеры зачастую не учитывают работы, которые выходят за рамки согласованного контракта, из-за чего изначально прибыльный проект может стать убыточным.
- Неверные просчеты работ или условий на объекте, неграмотная координация с субподрядчиками.
- Игнорирование затрат на проезд, проживание, командировки.
- Демпинг цен, попытка снизить затраты в условиях конкуренции.
- В счетах не учтены траты на мелкие расходники.
- Недооценка сложности проекта или неэффективная работа с ожиданиями клиента.
- Объект не подготовлен к работе со стороны клиента, что приводит к повторным командировкам и расходам.
- Не учтены транспортные расходы, если объект находится в области.
Причина №3. Проблемы с поставками
Из-за перебоев с поставками переносятся даты запуска проекта, что создает проблемы с планированием выхода монтажников. Незавершенные поставки материала требуют дополнительных неучтенных командировочных расходов.
- Из-за проблем с цепочкой поставок приходится возвращаться назад, разбивать проект на мелкие части, что ведет к дополнительным расходам.
- Сбой в цепочке поставок подрывает своевременное завершение проекта и влияет на доходы.
- Возникает простой в работе технических специалистов на время закупок и ожидания поставок.
Причина №4. Неэффективность труда
Потеря денег происходит как из-за найма неопытных монтажников, так и из-за неэффективного управления персоналом.
- Отсутствие контроля на местах, монтажники не заняты делом.
- Монтажники тратят много времени на непродуктивную работу из-за плохого управления проектом.
- Нет времени на обучение техников. Есть много сложных технологий, которые требуют времени для освоения, а нанять в короткие соки специалистов с релевантным опытом не получается.
- Слишком много новых продуктов в рамках проекта, на их изучение и установку тратится много времени и сил.
- Найм неквалифицированного персонала с целью сэкономить на оплате труда.
- Слишком много новых сотрудников, которые еще не поняли специфику проекта.
Причина №5. Повышение цен производителя
Чаще всего убытки возникают тогда, когда смета уже утверждена, проект приходится разбивать на этапы. Во время длительных проектов происходит рост цен на оборудования и материалы, в связи с чем появляются новые расходы.
- Рост цен на некоторые позиции достигает 300%, из-за чего ранее прибыльные долгосрочные проекты приносят убытки.
- Прогнозирование поставок при долгосрочных контрактах в настоящее время практически невозможно.
- Клиенты, которые делают заказ через много месяцев после первоначального предложения, требуют сохранения цен на оборудование.
- Цены на товары и услуги компании не обновляются своевременно, в то время как производители уже повысили цены.
Причина №6. Расходы на гарантийное и сервисное обслуживание
Это не самая распространенная причина потери денег, но все же она имеет место быть — компаниям становится все сложнее покрывать расходы на гарантийные и сервисные вызовы из-за ошибок или отказа оборудования производителя.
- Недорогое оборудование часто выходит из строя, в отличие от премиум-сегмента.
- Проблемы и неисправности часто возникают по вине производителя, и это требует временных затрат.
- Конечные пользователи и клиенты не обучены правильному использованию оборудования, поэтому обращаются за помощью после установки. По этой же причине бывают возвраты и дополнительные выезды для устранения незначительных проблем.
- Монтажники допускают ошибки в установке оборудования, из-за чего компания попадает на гарантию.
Правильно выстроенная работа над проектом заказчика должна приносить прибыль компании и давать возможность сотрудникам зарабатывать деньги. Если этого не происходит, значит, где-то допущена ошибка и деньги теряются по какой-то из перечисленных причин. Да, есть факторы, на которые невозможно повлиять, например, рост цен. Но на многое можно вовремя среагировать, чтобы значительно сократить потери.